Privacy
Privacyreglement van Optios
Bent u wel eens bij een consultant op spreekuur geweest of heeft u wel eens gesproken met een medewerker van Optios? Dan vraagt u zich wellicht af wat er gebeurt met de gegevens die over u worden verzameld, of wie uw gegevens kan inzien.
Waarom heeft Optios een privacyreglement?
Om u en de organisatie waar u voor werkt goed te kunnen ondersteunen, hebben medewerkers van Optios gegevens nodig. Deze gegevens zijn vaak van vertrouwelijke aard. Optios ziet er dan ook strikt op toe dat uw gegevens worden beschermd en dat alleen bevoegde personen uw gegevens kunnen inzien. In ons privacyreglement staat wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens verwerken, hoe wij ze bewaren en hoe lang ze bewaard worden.
Welke gegevens worden door Optios bijgehouden?
Optios beschikt over gegevens van elke werkgever die klant is bij ons. Daarnaast beschikken wij over gegevens van elke werknemer die in dienst is van deze werkgever en die in een traject van Optios zit of deelneemt aan een van de diensten van Optios. Dit kan dus ook gelden voor uw gegevens. Er kan een onderverdeling worden gemaakt in drie typen gegevens:
- Gegevens van uw werkgever zoals naam van de organisatie, adresgegevens, branche en contractnummer;
- Persoonsgegevens zoals uw naam, adres, geslacht en geboortedatum;
- Vertrouwelijke gegevens zoals uw ziekmelding(en), burgerservicenummer en uitslagen van keuringen en onderzoeken.
Hoe worden uw gegevens door Optios bewaard?
Uw gegevens worden veilig bewaard in onze eigen digitale administratie. Dit zorgt ervoor dat wij snel informatie kunnen opzoeken of aanpassen. De digitale administratie is alleen toegankelijk voor bepaalde medewerkers van Optios. Zij hebben een persoonlijke autorisatie nodig om die onderdelen van een dossier te kunnen bekijken waarvoor zij geautoriseerd zijn.
Soms staan er gegevens over u of uw werkgever op papier. Deze gegevens worden door Optios bewaard in een gesloten, beveiligd archief. Hoe lang wij uw gegevens bewaren hangt af van wat voor gegevens het zijn. Gegevens van uw werkgever en persoonsgegevens hebben geen wettelijke bewaartermijn. Over het algemeen zullen deze gegevens niet langer dan twee jaar nadat u uit dienst bent bij de werkgever worden verwijderd.
Welke medewerkers van Optios kunnen uw gegevens inzien?
Niet iedere medewerker van Optios mag uw gegevens inzien. Alleen de medewerker die uw dossier behandelt heeft toegang tot uw gegevens. Hij of zij is ook degene die deze gegevens tijdens een spreekuur of onderzoek vastlegt.
De administratief medewerker heeft beperkt toegang tot uw gegevens, bijvoorbeeld voor de administratieve verwerking van spreekuren. Hij of zij heeft alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de administratie, hij of zij heeft geen toegang tot adviezen, uitslagen van onderzoeken of andere gegevens.
Worden uw gegevens aan uw werkgever verstrekt?
Voor het verstrekken van uw gegevens aan uw werkgever gelden strikte regels. Aan uw werkgever kan slechts heel beperkt informatie worden verstrekt. Uw werkgever krijgt slechts om die zaken die de werkgever nodig heeft om de re-integratie goed te kunnen vormgeven, bijv. de conclusies over uw mogelijkheden om uw werk te hervatten en de begeleidingsafspraken die met u worden gemaakt. Alles wat met uw werkgever gedeeld wordt, wordt ook met u gedeeld.
Welke rechten heeft u?
Omdat het uw gegevens zijn heeft u aantal rechten om na te gaan of wij zorgvuldig met uw gegevens omgaan. U kunt bij ons een verzoek doen om uw dossier in te zien, aan te vullen of te verbeteren. U kunt daarnaast ook bezwaar maken tegen het verwerken van uw gegevens door Optios. U kunt deze rechten gebruiken door het contactformulier op onze site in te vullen.
Meer weten?
Mocht u naar aanleiding van dit privacyreglement meer willen weten, dan kunt u dit bespreken met uw contactpersoon van Optios. U kunt dan uitgebreide informatie krijgen over het privacyreglement. U kunt ook contact opnemen met onze servicedesk en het volledige privacyreglement opvragen.
Contact algemeen:
Optios B.V.
Fultonbaan 56-60
3439 NE Nieuwegein
T: 088-031 38 80
Functionaris gegevensbescherming:
Nick Zuiderwijk
T: 088-031 32 15